IA16 — Gestion administrative et juridique
Version du programme : 1
Prochaine date
30/06/2027Type de formation
DistancielDurée de formation
7 heures (1 jour)Accessibilité
OuiIA16 — Gestion administrative et juridique
L'architecte est en permanence engagé par ses écrits : un email mal calibré, un devoir de conseil non tracé, une mise en demeure mal formulée peuvent ouvrir un contentieux et engager sa responsabilité civile professionnelle. L'IA permet de fluidifier le tri des emails, de synthétiser des fils longs, de pré-rédiger des courriers délicats. Elle ne se substitue à aucun moment à l'architecte signataire. Cette formation pose la question centrale : comment outiller la rédaction des écrits juridiques pour gagner du temps sans diluer la rigueur ? La méthode CRSFA est appliquée à six types d'écrits opposables : tri d'emails, synthèse de fil, devoir de conseil, note d'alerte, mise en demeure, réponse à mise en demeure. Garde-fous spécifiques : vocabulaire conditionnel obligatoire, mention LRAR systématique, validation avocat MAF si enjeu significatif. Chaque écrit produit avec l'IA reste sous responsabilité humaine intégrale. - Conçue et animée par une architecte DE-HMONP praticienne, spécialisée en écoconstruction et bâti ancien. - Centrée sur la méthode CRSFA, transférable entre Claude, ChatGPT, Gemini et Mistral (Claude privilégié). - Garde-fous intégrés pour préserver la responsabilité professionnelle de l'architecte signataire. - Opérationnalité immédiate : prompts prêts à l'emploi et fiches méthodes remis le jour J. - Éthique et sobriété : cohérence avec les valeurs d'écoconstruction et de préservation du bâti. - Workflow documenté, reproductible par toute l'équipe d'agence. Financement : Nous contacter.
Objectifs de la formation
- Distinguer un écrit informel d'un écrit à valeur probante et identifier les enjeux juridiques d'un email reçu ou envoyé.
- Trier et prioriser un flux d'emails en 4 catégories opérationnelles à l'aide d'un prompt CRSFA dédié, en garantissant la confidentialité du contenu.
- Synthétiser un fil de discussion long en 1 page exploitable : chronologie, décisions, engagements, points en suspens, risques détectés.
- Rédiger un devoir de conseil tracé, ferme et sobre, dans les limites de son périmètre contractuel, en utilisant le vocabulaire conditionnel approprié.
- Émettre une note d'alerte formelle en distinguant clairement l'alerte (urgence, criticité) du devoir de conseil.
- Rédiger une mise en demeure conforme aux mentions juridiques minimales et identifier les enjeux procéduraux.
- Mettre en place un plan d'archivage des écrits opposables conforme aux durées légales (10 ans décennale).
- Identifier les situations imposant la consultation d'un avocat MAF avant envoi.
Profil des bénéficiaires
- Cette formation s'adresse aux professionnels de l'architecture confrontés à la gestion quotidienne des écrits professionnels :
- Architectes libéraux (associés, gérants, collaborateurs)
- Assistants et responsables administratifs d'agences
- Chefs de projet et conducteurs de travaux
- Tout professionnel de la maîtrise d'œuvre souhaitant optimiser sa gestion administrative
- Avoir suivi le module IA01 (Bases)
- Connaître ses contrats MOE en cours (articles relatifs au périmètre, à la responsabilité, aux délais).
- Une fiche prérequis détaillée est transmise à chaque stagiaire avant la formation.
- Disposer du matériel cité ci-après.
- Apporter ses propres documents d'agence (liste ci-dessous).
Contenu de la formation
Cadre juridique des écrits de l'architecte
- Devoir de conseil et devoir d'alerte : un conseil oral ne se prouve pas.
- Écrit probant : daté, adressé, précis, conservé, reçu ; niveaux informatif, ferme, formel.
- Confidentialité : pseudonymiser, aucune donnée de client dans une recherche de texte.
- Une mise en cause se déclare à l'assureur avant de répondre.
Trier et synthétiser un flux de courriels
- Connexion en lecture seule, droits donnés par paliers ; ni suppression ni envoi.
- Cadrer selon son poste, auditer la boîte, valider les règles de tri une à une, dont la catégorie « valeur juridique ».
- Synthèse d'un fil long : chronologie, décisions, points en attente, chacun avec sa source.
- Limites : sous-entendus, oublis corrigés par la boucle ; une consigne trouvée dans un courriel est une donnée.
Rédiger un devoir de conseil tracé
- Objet, faits datés, risque au conditionnel, recommandation, périmètre de la mission.
- Chasser les formulations promissives.
- Laisser décanter et faire relire le courrier sensible avant de l'envoyer.
Note d'alerte et mise en demeure
- Alerte : péril ou urgence, envoyée sans attendre ; devoir de conseil : signalement raisonné.
- Mise en demeure : parties, fondement, manquement, demande, délai justifié, conséquences, preuve de réception.
- L'architecte prépare la mise en demeure d'une entreprise ; le maître d'ouvrage la signe.
- Chaque article cité, lu dans sa version en vigueur ; l'avocat au-delà du seuil de l'agence.
Réponse, archivage et capitalisation
- Réponse à une mise en demeure reçue : accusé de réception, sans reconnaissance, point par point.
- Avocat et assureur : quand consulter, quelles pièces transmettre.
- Original et preuve de réception archivés au dossier du projet, hors de la messagerie.
- Registre des litiges et modèles corrigés.
Ouverture et clôture
- Tour de table, objectifs pédagogiques et positionnement
- Charte personnelle d'usage de l'IA et plan d'action
- QCM final de validation des acquis
Équipe pédagogique
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Avant la formation : questionnaire de positionnement (fiche d'inscription, parcours Découverte / 01 Bases / Modules complémentaires).
- En début de formation : tour de table flash
- En cours de formation : exercices pratiques sur cas réels, restitutions collectives
- En fin de formation : QCM final : 10 questions à choix unique, seuil de réussite 70 %
- Attestation de fin de formation remise à chaque participant ayant validé les acquis.
Ressources techniques et pédagogiques
- Expérimentation guidée : chaque workflow est pratiqué sur les documents réels du participant.
- Cas pratiques contextualisés : travail sur les situations réelles d'agence.
- Démonstrations live : la formatrice montre, les participants reproduisent.
- Échanges entre pairs : partage d'expériences, questions-réponses.
- Supports numériques fournis : guide complet, bibliothèque de prompts, fiche méthode, modèles de documents.
- Guide méthodologique complet IA16 — Gestion administrative et juridique (PDF)
- Fiche méthode synthétique IA16 (PDF)
- Bibliothèque de prompts CRSFA prêts à l'emploi pour chaque type d'écrit
- Modèles de trame : devoir de conseil, note d'alerte, mise en demeure, réponse à mise en demeure, déclaration sinistre MAF
- Plan d'archivage type avec durées légales par catégorie
- Procédure LRAR papier et électronique
Qualité et satisfaction
Modalités de certification
- Attestation de formation remise à l'issue de la formation (envoi par mail suite à validation du questionnaire de satisfaction à chaud).
Capacité d'accueil
Délai d'accès
Accessibilité
Accessibilité aux personnes en situation de handicap : merci de contacter la référente handicap, Laetitia Bataillie (conseilsdarchitecture@gmail.com, 07 61 20 47 25), afin d'évaluer les possibilités d'adaptation de la formation.